Inleiding
Onder governance verstaan we de inrichting van de rollen, taken, verantwoordelijkheden en spelregels die nodig zijn voor het beheer en de doorontwikkeling van het Twiin Afsprakenstelsel. In het Twiin Afsprakenstelsel is vastgelegd hoe de inspraak en de besluitvorming wordt georganiseerd, wie de betrokken partijen zijn en wie zij vertegenwoordigen. De governance van Twiin bepaalt ook hoe partijen waarborgen dat alle deelnemende organisaties voldoen en blijven voldoen aan de afspraken. Daaronder valt onder andere het maken van contractuele afspraken en de toetsing van de Twiin Voorwaarden. Een goede inrichting van de governance draagt bij aan het vertrouwen in het Twiin Afsprakenstelsel.
Op deze pagina volgt een overzicht van de rollen in het Twiin Afsprakenstelsel. Daarna wordt uitgelegd hoe de Twiin Deelnemer (de zorgaanbieder) zich verbindt aan het Twiin Afsprakenstelsel door de Deelnemersovereenkomst te tekenen. Vervolgens volgt een uitleg over de verklaringen die de GtK Leverancier, GtK Beheerder en Twiin Dienstverlener ondertekenen en waarmee zij zich verbinden aan het Twiin Afsprakenstelsel. Dan wordt uitgelegd hoe validatie is ingericht. Tot slot volgt uitleg over de wijze waarop partijen inspraak hebben bij de doorontwikkeling van het Twiin Afsprakenstelsel.
Rollen en actoren
Het Twiin Afsprakenstelsel gaat uit van de volgende rollen en actoren:
Rol: De Twiin Deelnemer wisselt binnen de kaders van het Twiin Afsprakenstelsel gegevens uit met andere Twiin Deelnemers.
Rol: De Twiin Dienstverlener biedt diensten aan één of meer Twiin Deelnemers. Dit omvat onder andere het begeleiden bij de implementatie, beheer en ontwikkeling van één of meer zorgtoepassingen binnen een regio en/of binnen een categoraal netwerk en ondersteuning bij het voldoen aan het Twiin Afsprakenstelsel.
Rol: De GtK Beheerder voert beheertaken uit ten aanzien van een GtK, waaronder het inrichten van een servicedesk.
Rol: De GtK Leverancier is de leverancier van een GtK.
Actor: Het Twiin Bestuur is het organisatieonderdeel van de Twiin Organisatie dat eindverantwoordelijk is voor het beheer en de doorontwikkeling van het Twiin Afsprakenstelsel. Vooralsnog is dit de stuurgroep van het programma Twiin. In het licht van de keuze voor Twiin als Landelijk Vertrouwensstelsel heeft VWS opdracht gegeven voor een verkenning naar de positie en het eigenaarschap van het Twiin Afsprakenstelsel voor de komende 3 á 4 jaar. Vooruitlopend op definitieve besluitvorming over de positie van het Twiin Afsprakenstelsel in stelselregie heeft VZVZ aangegeven bereid te zijn om als Twiin Beheerorganisatie op te treden. In de stuurgroep V&V (inmiddels DTO) van 29 juni 2023 is afgesproken dat VZVZ voorlopig een aantal operationele beheertaken oppakt. De beheerstaken blijven initieel beperkt tot contractbeheer (ondertekenen van de deelnemersovereenkomsten) en worden gefaseerd uitgebreid al naar gelang het tempo waarin de opschaling van de implementatie plaatsvindt.
De partijen die zijn aangesloten bij het Twiin Afsprakenstelsel in één of meer van de vier rollen vormen samen met de Twiin Organisatie het Twiin Samenwerkingsverband.
Bovenstaand figuur laat zien hoe de rollen zich tot elkaar verhouden. Centraal staan de Twiin Deelnemers die gegevens uitwisselen door middel van een GtK. De figuur toont dat de Twiin Dienstverlener naast de Twiin Deelnemer staat om te begeleiden bij de implementatie van één of meer zorgtoepassingen. Verder laat de figuur zien dat er ruimte is voor verschillen in de wijze waarop partijen samenwerken. De GtK Leverancier kan ook het beheer op zich nemen, terwijl het ook mogelijk is dat er een afzonderlijke partij is die het beheer op zich neemt. Deze krijgt dan de rol van GtK Beheerder.
Deelnemersovereenkomst
Inspanningsverplichting
De Twiin Deelnemer (de zorgaanbieder) sluit de Deelnemersovereenkomst met de Twiin Organisatie. Een Twiin Deelnemer kan eventueel een Twiin Dienstverlener machtigen om dit namens hem te doen. Na toetreding kan de Twiin Deelnemer uitwisselen volgens het éénhandtekeningprincipe met andere Twiin Deelnemers die voldoen aan dezelfde Samenwerkingsvoorwaarden. De voorwaarden die gelden vanaf ondertekening en de voorwaarden die gelden vanaf validatie zijn opgenomen in de 9.1 | Voorwaarden Twiin Deelnemer. De Twiin Dienstverlener houdt bij welke andere Twiin Deelnemers voldoen aan dezelfde Samenwerkingsvoorwaarden. Door het tekenen van de Deelnemersovereenkomst is de Twiin Deelnemer gehouden om toe te werken naar validatie voor één of meerdere zorgtoepassingen (inspanningsverplichting). Vanaf validatie moet de Twiin Deelnemer voldoen aan alle Twiin voorwaarden en kan de Twiin Deelnemer landelijk gegevens uitwisselen.
Eénhandtekeningprincipe
De governance is zo ingericht dat gaandeweg meer deelnemers kunnen aansluiten. Deze opzet betekent dat deelnemende partijen éénmaal een Deelnemersovereenkomst ondertekenen en daarmee ook akkoord gaan met toetreding van nieuwe leden en nieuwe versies van het Twiin Afsprakenstelsel. Zo voorkomen we dat het toetreden van nieuwe Twiin Deelnemers en de release van nieuwe versies van het Twiin Afsprakenstelsel leiden tot het steeds opnieuw tekenen van overeenkomsten met nieuwe deelnemers. Bovendien is de governance zo ingericht dat Twiin Deelnemers ruimte hebben om toe te groeien naar validatie.
Voorwaarden
De Twiin Deelnemer zorgt ervoor dat per zorgtoepassing één Twiin Dienstverlener is aangewezen die de 9.2 | Voorwaarden Twiin Dienstverlener vervult, waaronder het beheer van de Samenwerkingsvoorwaarden voor Twiin Deelnemer. De Twiin Deelnemer zorgt dat de Twiin Organisatie beschikt over de contactgegevens van de door haar ingeschakelde Twiin Dienstverlener(s) en stelt de Twiin Organisatie op de hoogte als sprake is van een wisseling.
De Twiin Deelnemer zorgt ervoor dat de Voorwaarden Twiin Dienstverlener zijn belegd. Datzelfde geldt voor de 9.3 | Voorwaarden GtK Beheer. Als de Twiin Deelnemer een externe partij inschakelt voor GtK beheer, maakt de Twiin Deelnemer zelf passende afspraken met deze partij.
In veel gevallen zal de Twiin Deelnemer zelf al afspraken gemaakt hebben met externe partijen die de rol vervullen van Twiin Dienstverlener en/of GtK Beheerder. Zo niet, dan kan de deelnemer gebruikmaken van de modelovereenkomsten die Twiin beschikbaar stelt. De Twiin Deelnemer kan de modelovereenkomsten ook gebruiken om bestaande afspraken te toetsen. Het gaat om de een model dienstverleningsovereenkomst en model beheerovereenkomst. Deze modelovereenkomsten zijn op te vragen via info@twiin.nl.
Verklaringen
Verklaring Twiin Dienstverlener
De Twiin Dienstverlener ondertekent de 9.2 | Voorwaarden Twiin Dienstverlener. Daarin verklaart deze partij dat hij de taken en verantwoordelijkheden op zich neemt zoals die in het Twiin Afsprakenstelsel voor deze rol staan beschreven. De Twiin Organisatie onderschrijft met het accepteren van de verklaring dat de diensten die de Twiin Dienstverlener aanbiedt, passend zijn om invulling te geven aan zijn rol zoals omschreven in het Twiin Afsprakenstelsel.
De Twiin Deelnemer kan ook de rol van Twiin Dienstverlener vervullen voor zichzelf en voor andere Twiin Deelnemers.
Het proces voor het tekenen van een Verklaring Twiin Dienstverlener is beschreven op de pagina 8.1.2 | Aansluiten Twiin Dienstverlener.
Verklaring GtK Beheerder
De Twiin Deelnemer kan besluiten om de taken en verantwoordelijkheden van de GtK Beheerder geheel of ten dele zelf uit te voeren. De Twiin Deelnemer kan ook besluiten om een aparte GtK Beheerder in te schakelen. Als de GtK Beheerder een rol krijgt en betrokken wil worden bij de doorontwikkeling van het Twiin Afsprakenstelsel op basis van het 6.6 | Reglement, is vereist dat GtK Beheerder de 6.3 | Verklaring GtK Beheerder tekent. Daarin verklaart de GtK Beheerder dat hij de taken en verantwoordelijkheden op zich neemt zoals die in het Twiin Afsprakenstelsel voor zijn rol staan beschreven. De Twiin Organisatie onderschrijft met het accepteren van de verklaring dat de diensten die de GtK Beheerder aanbiedt, passend zijn om invulling te geven aan zijn rol zoals omschreven in het Twiin Afsprakenstelsel.
Het proces voor het tekenen van een Verklaring GtK Beheer is beschreven in onderdeel 8.1.3 | Aansluiten GtK Beheerder.
Verklaring GtK Leverancier
Een leverancier die een applicatie of functionaliteit wil laten valideren als GtK, tekent eerst een 6.4 | Verklaring GtK Leverancier waarin is bepaald dat de leverancier zich inspant om zo goed mogelijk te voldoen aan het Twiin Afsprakenstelsel.
Het proces voor het tekenen van een Verklaring GtK Leverancier is beschreven in onderdeel 8.1.4 | Aansluiten GtK Leverancier.
Validatie
Validatie is de manier waarop geborgd wordt dat het GtK en de Twiin Deelnemer voldoen aan alle voorwaarden.
-
Validatie Twiin Deelnemer: Als het proces 8.2.1 | Validatie Twiin Deelnemer met goed gevolg is doorlopen voor één of meer zorgtoepassingen, voldoet de Twiin Deelnemer voor die zorgtoepassing(en) aan alle voorwaarden van het Twiin Afsprakenstelsel voor het landelijk beschikbaar stellen en uitwisselen van gegevens. De Twiin Deelnemer verkrijgt een bewijs van validatie. De Twiin Dienstverlener ondersteunt de Twiin Deelnemer bij het doorlopen van de stappen die nodig zijn om te komen tot validatie. De Twiin Deelnemer maakt gebruik van een GtK en doorloopt zelf ook het validatieproces.
-
Validatie GtK: Als het proces 8.2.2 | Validatie GtK met goed gevolg is doorlopen, voldoet de applicatie aan alle eisen om te kunnen gebruiken voor uitwisseling op basis van het Twiin Afsprakenstelsel.
Bovenstaand figuur laat zien hoe de verschillende rollen zich tot elkaar verhouden bij het tekenen van de Deelnemersovereenkomst, de verklaringen en de validatie.
Releasebeleid en reglement
Het 6.5 | Releasebeleid bepaalt hoe vaak wijzigingen door middel van een nieuwe release kunnen worden doorgevoerd en welke versies geldig zijn. Het 6.6 | Reglementbeschrijft hoe de relevante stakeholders worden betrokken bij de ontwikkeling van het Twiin Afsprakenstelsel en hoe de besluitvorming verloopt ten aanzien van het vaststellen van nieuwe releases. In het reglement is vastgelegd hoe partijen worden gerepresenteerd en kunnen meebeslissen over wijzigingen. De Twiin Organisatie zorgt als beheerder van het Twiin Afsprakenstelsel dat de vertegenwoordiging helder is en dat de besluitvorming transparant en open toegankelijk is voor de Twiin Deelnemers, Twiin Dienstverleners, GtK Beheerders en GtK Leveranciers.