Artikel 1. Definities
In dit Reglement hebben begrippen de betekenis die daaraan is toegekend in de lijst met begrippen van het Twiin Afsprakenstelsel. In dit Reglement worden daarnaast een aantal andere begrippen gebruikt, telkens aangeduid met een hoofdletter, met de volgende betekenis:
-
Overlegtafel: duidt op de Overlegtafel Twiin Deelnemers & Twiin Dienstverleners en/of de Overlegtafel GtK’s.
-
Overlegtafel Twiin Deelnemers & Twiin Dienstverleners: de overlegtafel zoals uitgewerkt in artikel 3 van dit Reglement.
-
Overlegtafel GtK’s: de overlegtafel zoals uitgewerkt in artikel 4 van dit Reglement.
Artikel 2. Achtergrond en doel
In het Reglement is uitgewerkt hoe de vertegenwoordiging van Twiin Deelnemer, Twiin Dienstverlener, GtK Beheerder en GtK Leverancier is geregeld bij de advisering over de verdere ontwikkeling van het Twiin Afsprakenstelsel, waaronder bij het vaststellen van nieuwe releases van het Twiin Afsprakenstelsel. Besluitvorming over de doorontwikkeling van het Twiin Afsprakenstelsel vindt plaats in overeenstemming met het releasebeleid en het juridisch kader. Zoals uitgelegd in de 3 | Missie, visie en doelstellingen, volgt de Twiin Organisatie de stragegische besluiten die worden genomen op basis van de Nationale Strategie voor het Gezondheidsinformatiestelsel. De overlegtafels zijn bedoeld om te adviseren over uitvoeringsvragen die spelen binnen deze kaders.
Artikel 3. Overlegtafel Twiin Deelnemers & Twiin Dienstverleners
De Overlegtafel Twiin Deelnemers & Twiin Dienstverleners bestaat uit vertegenwoordigers van de Twiin Deelnemers en Twiin Dienstverleners (hierna te noemen "Lid"). Elk Lid wordt geacht naar behoren gemachtigd te zijn om te beraadslagen en te adviseren over de onderwerpen die op de agenda staan van het overleg en daarover ook geïnformeerd te zijn.
Artikel 4. Overlegtafel GtK's
De Overlegtafel GtK’s bestaat uit vertegenwoordigers van GtK Leveranciers en GtK Beheerders (hierna te noemen "Lid"). Elk Lid wordt geacht naar behoren gemachtigd te zijn om te beraadslagen en te adviseren over de onderwerpen die op de agenda staan van het overleg en ter zake kundig te zijn.
Artikel 5. Vergaderingen
a. Voor iedere overlegtafel zorgt Twiin voor een onafhankelijk voorzitter.
b. Iedere overlegtafel vergadert minimaal één keer per geplande release of zo veel vaker als de voorzitter dit nodig acht. Ieder lid van een overlegtafel kan hiertoe een verzoek indienen. De voorzitter stelt de agenda vast. De agenda wordt uiterlijk een week van tevoren gedeeld met alle leden. Minimaal éénmaal per jaar wordt besproken het vaststellen van de nieuwe release en de release roadmap.
c. De notulen, inclusief besluitenlijst worden gedeeld binnen twee weken na afloop van de vergadering.
d. Iedere overlegtafel wordt ondersteund door een secretaris, welke wordt geleverd door de Twiin Organisatie.
e. De Twiin Organisatie kan besluiten om de beide overlegtafels gezamenlijk bijeen te laten komen.
Artikel 6. Taken
Iedere overlegtafel heeft de volgende taken:
-
Adviseren van het Twiin Bestuur over doorontwikkeling van het Twiin Afsprakenstelsel binnen het juridische kader en de strategische besluiten die worden genomen op basis van de Nationale Strategie voor het Gezondheidsinformatiestelsel.
-
Adviseren van het Twiin Bestuur over de wijze of timing van de implementatie van een nieuwe release van het Twiin Afsprakenstelsel.
De Twiin Organisatie zorgt voor consultatie van Twiin Deelnemers, Twiin Dienstverleners, GtK Leveranciers en GtK Beheerders door middel van onder andere expertgroepen.
Artikel 7. Adviezen
a. De adviezen zoals benoemd in artikel 6 van de beide overlegtafels kunnen zien op het vaststellen van een nieuwe major of minor release en op de onderwerpen voor een eerstvolgende release, de release roadmap. De overlegtafels worden voorafgaand aan publicatie geïnformeerd over het uitbrengen van een patch release. Het Twiin Bestuur geeft binnen dertig dagen een reactie op de gegeven adviezen. Op verzoek van een overlegtafel licht het Twiin Bestuur deze reactie mondeling toe aan de overlegtafel.
b. In geval na mondelinge toelichting een overlegtafel en het Twiin Bestuur van inzicht verschillen, roept de Twiin Organisatie beide overlegtafels gezamenlijk bijeen om een oplossing te zoeken naar een manier om recht te doen aan het advies. Zo nodig neemt het Twiin Bestuur een beslissing die zo goed mogelijk recht doet aan de belangen van beide tafels.
c. De Overlegtafel Twiin Deelnemers & Twiin Dienstverleners heeft instemmingsrecht als het gaat om een besluit om het Twiin Afsprakenstelsel zo aan te passen dat andere deelnemers dan zorgaanbieders zoals bedoeld in de Wet kwaliteit klachten en geschillen in de zorg toe kunnen treden tot het Twiin Afsprakenstelsel. Besluitvorming verloopt conform artikel 8a.
Artikel 8. Wijze van besluitvorming
a. Adviezen worden op basis van consensus vastgesteld. Wanneer dit niet mogelijk blijkt, worden reguliere adviezen vastgesteld met meerderheid van stemmen.
b. Een lid van een overlegtafel kan zich tijdens een vergadering laten vertegenwoordigen door een van de andere lid van de desbetreffende overlegtafel, waarbij een Twiin Deelnemer zich in zo’n geval laat vertegenwoordigen door zijn Twiin Dienstverlener. Dit dient voorafgaand aan de vergadering per mail aan de secretaris te worden medegedeeld door middel van het machtigingsformulier.
Artikel 9. Wijziging en aanvulling Reglement
a. De beide overlegtafels evalueren jaarlijks de samenwerking en de overlegstructuur van de overlegtafel. Wijzigingen van dit Reglement zijn mogelijk conform het releasebeleid.
b. Een overlegtafel kan in een huishoudelijk reglement aanvullende bepalingen vaststellen welke alleen gelden voor die overlegtafel. Bij tegenstrijdigheid met de algemene bepalingen in dit Reglement, prevaleren de algemene bepalingen.